Videohovory priniesli revolúciu v spôsobe spolupráce tímov a ponúkajú mnoho výhod, ktoré zvyšujú efektivitu a produktivitu. Napriek tomu má však každá technológia svoje potenciálne riziká a nevýhody. Čo musia zamestnanci vedieť, aby zostali v bezpečí, keď hovoria z obrazovky na obrazovku?
Videohovory a ich nástrahy
Online interakcie sú spojené s vlastnými rizikami. Videokonferencie často zahŕňajú diskusiu o dôverných záležitostiach. Nedostatočné kontroly ochrany súkromia môžu viesť k neúmyselnému zdieľaniu citlivých informácií, najmä ak účastníci nezvolia správne nastavenia. Okrem toho nahrávanie a ukladanie stretnutí môže predstavovať problém v oblasti ochrany osobných údajov, najmä ak tieto záznamy nie sú riadne spravované a zabezpečené.
Videokonferenčné platformy môžu byť tiež zraniteľné voči narušeniu bezpečnosti. Hackeri môžu zneužiť slabé miesta v softvéri na získanie neoprávneného prístupu k stretnutiam, čím môžu odhaliť citlivé firemné údaje alebo rozhovory. Riziko incidentov „Zoombombing“ – pri ktorých nepozvané osoby narúšajú schôdze urážlivým obsahom alebo iným konaním – tiež zdôrazňuje potrebu prísnych bezpečnostných opatrení.
Čo môžete urobiť, aby ste predišli ohrozeniu údajov vašej spoločnosti? Tu je niekoľko bezpečnostných opatrení, ktorými by ste sa mali riadiť:
1. Len autorizovaný softvér
- Zabezpečte, aby zamestnanci používali iba programy na videokonferencie schválené oddelením IT. Neautorizovaný softvér môže mať bezpečnostné chyby.
- Overte bezpečnostné nastavenia ich videokonferenčných nástrojov a uprednostnite používanie šifrovaných videokonferenčných platforiem.
2. Silné heslá
- Podporujte používanie silných, jedinečných hesiel pre videokonferenčné účty.
- Implementujte dvojfaktorovú autentifikáciu (2FA) pre ďalšiu úroveň zabezpečenia.
3. Ochrana súkromia a sieťová bezpečnosť
- Upozornite zamestnancov, aby nepoužívali videokonferenčné nástroje vo verejných sieťach Wi-Fi.
- Pri vzdialenom pripojení podporujte používanie siete VPN (Virtual Private Network) na ochranu údajov počas prenosu.
- Zdôraznite, že je dôležité neuskutočňovať videohovory na verejných miestach, aby sa zabránilo náhodnému odhaleniu citlivých informácií.
4. Aktualizácie softvéru
- Odporúčajte zamestnancom, aby povolili automatické aktualizácie svojho videokonferenčného softvéru a zabezpečili si tak používanie najnovších, opravených verzií.
- Používajte riešenie Vulnerability and Patch Management na správu zraniteľností a záplat, ktoré systematicky aplikuje bezpečnostné aktualizácie na všetky koncové body v organizácii.
5. Bezpečné zdieľanie obrazovky
- Poučte zamestnancov, aby počas zdieľania obrazovky zdieľali len potrebné okno alebo dokument. Vyhnite sa zdieľaniu celej pracovnej plochy, pokiaľ to nie je nevyhnutné.
- Poučte zamestnancov o bezpečnosti údajov. Vedia, ktoré údaje môžu zdieľať s ostatnými a ktoré musia zostať súkromné?
- Pri organizovaní väčšej videokonferencie môže organizátor obmedziť zdieľanie obrazovky a udeliť povolenie len overeným používateľom.
6. Bezpečné nastavenie domácej kancelárie
- Odporúčajte zamestnancom, aby zmenili predvolené heslá routerov a sietí Wi-Fi vo svojich domácnostiach.
- Zabezpečte, aby zamestnanci používali na bezpečné pripojenie Wi-Fi šifrované pomocou WPA2 alebo WPA3.
7. Bezpečné organizovanie videohovorov
- Vyžadujte prístupové kódy alebo heslá na vstup, aby ste zabránili neoprávnenému prístupu.
- Pri šírení odkazov na pozvánky buďte opatrní a zabezpečte ich bezpečné zdieľanie.
- Vždy prijímajte a odstraňujte účastníkov, keď sú podujatia otvorené pre verejnosť.
- Povoľte funkcie „čakárne“ na kontrolu a schvaľovanie účastníkov pred udelením prístupu.
- Uzamknite schôdzu, keď sa na ňu pripoja všetci plánovaní účastníci, aby ste zabránili oneskoreným príchodom.
8. Bezpečné ukladanie videí
- Po nahrávaní videokonferencií zabezpečte bezpečné uloženie záznamu s prístupom obmedzeným len na oprávnený personál.
- Na ochranu citlivých informácií implementujte šifrovanie a kontrolu prístupu k uloženým videozáznamom.
- Pravidelne kontrolujte a auditujte, kto má k týmto záznamom prístup, aby ste zachovali súkromie a bezpečnosť údajov.
- Používajte ochranu cloudových aplikácií na zabezpečenie preventívnej ochrany aplikácií, ako je OneDrive alebo Microsoft Teams.
Dodržiavaním týchto postupov nielenže zlepšíte digitálnu bezpečnosť svojich zamestnancov, ale zároveň im umožníte bezpečne rozvíjať svoje profesionálne vzťahy.
